Warto znać się na księgowości

Kiedy rozmawiasz z przedsiębiorcą i przychodzi do tematów związanych z kwestiami formalnymi, prawnymi itp. w 90% przypadków słychać stały tekst: „ja się na tym nie znam, tym się zajmuje księgowa/księgowy”. Pół biedy jeśli jest to tylko wymówka dla przeciągnięcia negocjacji,  uzyskania dodatkowego czasu na przemyślenie decyzji. Niestety odnoszę wrażenie, że w większości z tych 90% jest to również brutalna prawda.

Przyjęło się traktować księgowość jak zło konieczne, spowodowane wymogami związanymi z rozliczeniami podatkowymi. Nic bardziej błędnego. Ludzie wymyślili księgowość po to, żeby w sposób systematyczny uzyskiwać informacje na temat stanu finansowego firmy. Dopiero regularne wprowadzanie przez Państwo (nie tylko zresztą nasze…) coraz bardziej pokrętnych reguł prawno-podatkowych spowodowało, że księgowość jest postrzegana przede wszystkim jako środek obrony swoich interesów przed fiskusem, element gry w chowanego.

Z tym trzeba się pogodzić, podobnie jak z mrozami w zimie czy jesienną pluchą.

Jednak skoro już tę księgowość mamy, warto zadbać żeby ona również pozwalała nam na bieżąco orientować się w sprawach firmy. A do tego potrzebna jest nam nasza wiedza na te tematy. Nie musi to być wiedza superprofesjonalisty. Ważne żebyśmy jednak mieli orientację w podstawowych kwestiach finansowo-księgowych i prawno-podatkowych. Wtedy – po pierwsze: będziemy wiedzieć czego należy wymagać od księgowego, po drugie: w razie problemów czy wątpliwości będziemy wiedzieć jakie pytania zadawać, no a poza tym, na podstawowym poziomie pozwoli nam to zorientować się czy jesteśmy dobrze obsługiwani.

Warto regularnie poświęcać trochę czasu na analizę zawartości ksiąg – to naprawdę nie jest aż takie trudne.

Pozostaje jeszcze jedna kwestia – odpowiedzialności. Trzeba pamiętać, że interes księgowego nie w każdym przypadku jest zbieżny z naszym. On dba przede wszystkim o to, żeby nie można było się do niego przyczepić, żeby nie można było wykazać mu naruszenia stosownych przepisów. Za kwestie rozliczeń podatkowych odpowiadamy i tak my. Nawet jeśli biuro rachunkowe ma wykupioną polisę, to i tak najpierw my dostajemy po kieszeni, a dopiero potem możemy się domagać rekompensaty.

Tu czas na pierwszą historyjkę z morałem.

Pewien właściciel niewielkiej firmy zatrudnił nową księgową. Ponieważ była z polecenia, obdarzył ją pełnym zaufaniem. Biznes swój prowadził z dużym rozmachem, zajmował się coraz to nowymi pomysłami, generalnie działał tak, jakby istniał tylko Pan Radosny, Pana Smutnego zostawiając księgowej. Wszystko było pięknie do czasu, kiedy zaczęło w firmie brakować pieniędzy. Zdziwienie było spore, gdyż „na nosa” wszystko powinno być OK. Cóż – niedbale prowadzone księgi spowodowały że szwankować zaczęła windykacja należności. Nie było precyzyjnej informacji o bieżących rozrachunkach. Wisienkę na torcie księgowa położyła nieco później. Poinformowała mianowicie właściciela że w jej zapisach są „pewne nieścisłości”, ale ona ich już naprawić nie zdoła, bo właśnie za kilka dni wyjeżdża do krewnych za granicę. Naprędce znalezione biuro rachunkowe zażądało kilkudziesięciu tysięcy złotych za ponowne zaksięgowanie dokumentów (na szczęście dotyczyło to okresu tylko kilku miesięcy). Do tego doszły korekty deklaracji, duże podatki do zapłacenia wraz z odsetkami. Firma znalazła się na progu katastrofy.

Morał: nieznajomość zagadnień księgowości może być wręcz niebezpieczna.

Morał 2: nie mamy nigdy gwarancji, ze księgowy nie wykorzysta w złej wierze naszej niewiedzy.

Tym drastycznym przykładem z życia kończę na dziś.

Pozdrawiam

JJ

Odpowiedzialność

Tak naprawdę to jest to słowo – klucz. Nieodłączny element każdego biznesu.

Odpowiadamy za jakość naszego produktu. Za szkody wyrządzone innym w wyniku naszej działalności. Za zgodność naszych działań z prawem. Za zobowiązania firmy.

Okazuje się też że możemy odpowiadać za działania osób trzecich, na które nie mamy wpływu. Tak! Nasze przepisy dopuszczają i takie sytuacje!

Nieźle – można się od razu zniechęcić do robienia czegokolwiek na własny rachunek…

Nie jest moim zamiarem zniechęcanie kogokolwiek do prowadzenia biznesu. Raczej zachęcam do dokładnego przemyślenia kwestii zakresu odpowiedzialności – z nią bowiem wiążą się poważnie zagrożenia dla naszego przedsięwzięcia. Dlatego warto określić potencjalne obszary odpowiedzialności i zabezpieczyć się przed ich skutkami. W niektórych przypadkach wystarczy zwykła staranność, w innych np. ubezpieczenie, w jeszcze innych przypadkach nie możemy wiele zrobić – wtedy warto zastanowić się nad zabezpieczeniem naszego majątku przed ewentualnymi skutkami takich zdarzeń.

Jedno warto sobie uświadomić i pamiętać o tym zawsze. Za działania związane z  firmą zawsze na końcu odpowiada osoba, która zgodnie z prawem podejmuje decyzje i może zaciągać zobowiązania w jej imieniu. W przypadku działalności gospodarczej jest to właściciel, w przypadku spółki kapitałowej członkowie zarządu. I nie ma znaczenia że jakieś decyzje podjął np. pełnomocnik na podstawie upoważnienia. On podjął ją w imieniu osoby uprawnionej i cała odpowiedzialność i tak spoczywa na wcześniej wymienionych osobach.

Zdarza się, ze problem powstaje w wyniku bezprawnych lub szkodliwych działań osób trzecich, np. pracownika. Weźmy np. sytuację że nasz kierowca uszkodził towar który wiózł do klienta. Klient ma roszczenia do firmy bo z firmą zawarł transakcję a nie z kierowcą. My oczywiście możemy pokrycia strat firmy domagać się od kierowcy ale to już odrębna sprawa.  To tylko jeden z najprostszych przykładów.

Każda działalność obfituje w różnorodne sytuacje w których firma za coś odpowiada. Wszystkiego nie da się przewidzieć, ale z pewnością warto skatalogować sobie sytuacje w których taka odpowiedzialność może powstać i przemyśleć (a może opisać) sposób postępowania. Zapewniam że ten wysiłek sowicie się odpłaci przy pierwszej okazji.

Pozdrawiam

JJ

Pan Radosny i Pan Smutny

Każdy biznes ma dwa oblicza. Z jednej strony radość tworzenia, entuzjazm, niecierpliwość kiedy czekamy na pierwsze rezultaty naszych działań. Z drugiej strony uciążliwe procedury, wymogi prawne, problemy z budżetem, kontrahentami.

Na swój użytek nazwałem to kiedyś Panem Radosnym i Panem Smutnym.

Pan Radosny ma wciąż nowe pomysły, mnóstwo zapału, chce natychmiast przystępować do działania, cieszy się wszystkim co nowe, lepsze i skuteczniejsze. Pan Smutny mówi: zaraz zaraz… a czy na pewno to ma sens? Czy to się opłaci? A jak to wygląda podatkowo? A czy nie ma tu zbyt dużego ryzyka? Czy na pewno damy radę?

Trzeba jasno powiedzieć: żaden biznes nie rozwinie się bez Pana Radosnego! Entuzjazm, optymizm i radość tworzenia są tym co twórczych ludzi skłania do wysiłku i działania. Z drugiej jednak strony – nie słuchając Pana Smutnego ryzykujemy że nasze działania spotka smutny koniec. Trzeba znaleźć i dla niego właściwe miejsce w naszym biznesie.

Im mniej skomplikowana działalność, tym mniejsze znaczenie ma Pan Smutny. Gdy np. jednoosobowo zajmujemy się pisaniem i sprzedażą informacji w Internecie – daje o sobie znać przypominając o terminach składania różnych deklaracji, płatnościach zobowiązań, czasem zwróci uwagę na kwestie np. praw autorskich.

Bardziej złożona działalność niesie za sobą różne relacje z kontrahentami, różne warunki umów, stosuje się do niej więcej różnorodnych przepisów – a tu nasze Państwo dba żeby dostarczyć nam solidnej porcji emocji. W końcu fakt, ze Polska w rozmaitych rankingach wolności gospodarczej, przejrzystości systemu prawnego i podatkowego itp. sąsiaduje z takimi krajami jak Nigeria czy Gabon do czegoś zobowiązuje. No i tu Pan Smutny ma zdecydowanie więcej do powiedzenia. I warto posłuchać co ma do powiedzenia, bo to nas może uratować przed poważnymi kłopotami.

Piszę „może”, bo oczywiście nie ma pewności że nas takie kłopoty akurat spotkają. Jest wiele firm prowadzonych z zadziwiającą beztroską, którym nic się nie dzieje.

Tyle że nie mamy gwarancji ze nam też się tak uda. Za to przykłady przykrych konsekwencji zaniedbań pokazują że nie warto aż tak ryzykować. Oczywiście każdy dokonuje takich wyborów na swój własny rachunek, ale często nie zdajemy sobie do końca sprawy ze skali ryzyka.

W sieci jest mnóstwo informacji i porad Pana Radosnego: jak skutecznie sprzedawać, jak rozbudowywać bazę klientów i ich przy sobie utrzymywać, jak budować skuteczne struktury sprzedaży… Mało zaś pisze się o tym, o co warto zadbać żeby cały nasz wysiłek nie poszedł na marne. Moim pisaniem postaram się tę lukę stopniowo wypełniać.

Będzie trochę historii z morałem. Tym różnią się od bajek, ze zdarzyły się prawdziwym ludziom i firmom. Pokazują zaś różne odcienie naszych polskich realiów biznesowych. I można z nich wyciągać różne wnioski dla siebie.

Pozdrawiam

JJ

Biznes w Polsce grozi śmiercią lub kalectwem

Tak zwykł mawiać mój przyjaciel. I muszę przyznać że w tym stwierdzeniu jest dużo racji

Im bardziej złożone jest nasze przedsięwzięcie, im więcej relacji z kontrahentami, współpracownikami czy pracownikami, wreszcie im większe osiągamy obroty, tym większa szansa że spotkamy się z "ciemną stroną Mocy", czyli z tym wszystkim, co może stanowić zagrożenie dla naszej firmy. Mam tu na myśli nie tylko i nie przede wszystkim zagrożenia przewidywalne w cywilizowanym biznesie - te są wszędzie podobne. Chodzi mi o takie zagrożenia, które na zdrowy rozum w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Ale cóż... żyjemy tu i teraz, a klimat dla biznesu jest właśnie taki a nie inny. Rzecz jasna nie mam zamiaru nikogo odwodzić od pomysłu prowadzenia własnej firmy. Chcę tylko zwracać uwagę na rzeczy o których rzadko się myśli, kiedy z entuzjazmem rozwija się swoje projekty, realizuje pomysły i w ogóle każdy nowy dzień jest kolejnym wyzwaniem, któremu z radością stawiamy czoła.

Postaram się przy tym żeby nie było nudno :)

Pozdrawiam
JJ

Tak to zwykle jest że od czegoś trzeba zacząć

No właśnie, od czego zacząć jak pomysłów się sporo kłębi? 

No to zacznijmy od początku. Jakiś czas temu (będzie kilka lat) popełniłem ebooka na temat upadłości.
Nie będę ukrywał ze podstawową inspiracją było osobiste doświadczenie, ale zmotywowało mnie ono do solidniejszego zgłębienia tematu i rezultat spotkał się z zaskakująco dla mnie przychylnym przyjęciem.

NIedawno zresztą przeczytałem go ponownie i stwierdziłem ze nie mam się czego wstydzić.
Jednocześnie zaczął się krystalizować pomysł dzielenia się obserwacjami, przemyśleniami i doświadczeniami w zakresie nieco szerszym niż problemy poruszane w książce.

I tak powstał w końcu pomysł bloga "Biznes po polsku"

Tak, biznes PO POLSKU, bo prawie wszystko co jest "po polsku" ma swój specyficzny smak. Biznes takoż :)

A o ten specyficzny polski smak dba nasze kochane PAŃSTWO, zarówno na szczeblu wielkiej polityki, legislacji itede itepe, jak również na poziomie Pani Krysi w lokalnym Urzedzie Skarbowym, Gminie, ZUSie i czort jeden wie jeszcze gdzie.

No to na początek starczy
Pozdrawiam
JJ